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《秘书工作手记:办公室老江湖的职场心法》第一章 长袖善舞的艺术——如何被领导和同事认可 八、秘书与领导的日常

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1.旁观领导落实领导指示的几点启示

题目有点绕口,事情是这样的。

快下班了,领导一个电话把石头招到办公室,吩咐石头通知一个会。石头接过领导递过来的文件,原来是下午刚呈领导审阅的上级单位《关于做好春节期间安全生产工作》的通知。

文件之前先送单位大领导阅示,大领导批示,“请××(也就是石头的领导)牵头落实”,之后文件才由石头呈送领导。

领导对石头指示:明天上午9点,召集××、××、××等几个部门开部署会,传达文件精神,研究具体方案,之后现场走访几个安全生产关键部位,石头你先弄个方案,我看过后马上通知。

石头心里一沉,明天不是周六吗,说好了要出去嗨的,怎么又要开会。于是心怀鬼胎地提示领导,领导,明天是周六,把部门召集过来是不是不太好?周一开会是不是也不晚?

领导斩钉截铁:下周末就是春节,怎么能再拖到周一!拖到周一就晚了!安全生产可是大事!出了问题我们谁也担不起!

于是,安全生产部署会于周六上午9时顺利召开。

会毕,走访毕。领导吩咐石头,石头,你把上午会议和走访情况拟一段话,说明主题、参会单位、议程、效果等问题,尽快发给我。

我疑惑,新闻有宣传部门跟踪记录报道啊,我写这个是做啥用途。

领导似乎看出石头的困惑,补充到,你发给我,我改一下,发个短信把情况跟大领导汇报下。

原来如此。

领导不愧是领导,不过是落实一件大领导的批示,就展现出了极高的工作素养,在石头看来颇具看点。

看点一:马上就办

下午收到大领导批示,第二天休息日也不管不顾,马上落实批示精神,其中间隔连12个小时都没有,这就叫“马上就办”。马上就办好在哪?

对个人来说,马上就办可以提高效率。比如说,我5分钟之前决定,要在接下来的半个小时之内处理一个问题。那么,做了这个决定之后,就不要再想接下来这半个小时是去刷一下朋友圈,还是去回一下微信消息,还是去刷一下微博。现在所要做的事情就是——努力在这半个小时把问题处理完毕。

对工作来说,马上就办可以规避风险。拿到事如果拖着不办,风险其实是很大的,等着领导找上门来问:那件事你办了吗?上次说的事你弄了吗?这时候已经晚了,你没办,拿什么回复领导?尤其是重点工作、领导看重的工作,有点眉目就马上办。比如这次的安全生产,如果不督办,春节期间着点火星,罪过就太大了。

看点二:及时让大领导知道

批示不比当面交代,领导当面交代的事,人们往往还记得给个音讯,批示看上去没那么急,如果没人盯着,落实起来经常被打折扣、拖延,有回复的更是寥寥无几,所以各级办公室才成立了督查部门。

领导高就高在一方面马上就办;另一方面之后动静还很大。在大领导看来,前一天刚在纸上批示的东西,第二天反馈就来了,还头头是道,怎能不让人安心!

看点三:详细性、逻辑性

领导给大领导汇报不是一句话完事。而是详细报告了主题、参加人员、事项、结果。篇幅快赶上一篇消息稿了,事情说得清清楚楚,来龙去脉详详细细,信息量极大,同时还具有一定的逻辑性,分类明晰,一目了然。让大领导一信掌全局知天下,怎能不愉快!

2.领导都喜欢在回家的车上干点什么

有时单位晚上有活动,完事后石头跟车送领导回家,几次之后,石头有了新发现,领导们大多喜欢在车上干一件事,几乎一刻不歇。

什么事呢?回短信、打电话。

“张局啊,白天在开会,没顾得上回你短信,你说的那个事我觉得吧,吧啦吧啦。”

“刘总啊,刚忙完,你说的那个事我觉得吧,吧啦吧啦。”

“老王啊,下午在会场把你电话挂断了,你说的那个事我觉得吧,吧啦吧啦。”

……

车到楼下,领导甚至不着急下车,该回的电话短信处理得差不多了,才把手机塞进公文包,信步上楼去了。

石头不行,没有这个习惯。

白天忙得一头汗,正在会场门口签到呢,儿时的玩伴狗蛋电话来了,毫不犹豫地挂断,结果晚上晕晕乎乎回到家,早把狗蛋忘到九霄云外去了,结果几天后狗蛋怒了,发来短信断交:你小子不理人!长本事了!石头道歉不迭:哪里长本事了,根本是忙晕乎了。

快下班了,正在领导办公室说明天的安排呢,兄弟单位小刘的电话来了,毫不犹豫地挂断,结果晚上迫不及待地回家,早把小刘忘到爪哇国去了,结果第二天小刘兴师问罪来了:昨天电话想跟你打听个事,你也不回我,我还以为你对我有啥意见!我检讨不迭:哪能有啥意见。

以往我们理解今日事今日毕,往往局限于事务性工作,或是文件,讲究的是“案无积卷、事不过夜”。

比如习近平总书记的工作节奏,用中共中央政治局委员、中办主任栗战书的话说就是“快”。栗战书最近发表在《秘书工作》中的一篇文章中提到:“习近平总书记要求我们干工作要‘案无积卷、事不过夜’。总书记自己也是这么做的。他的工作作风非常严谨,工作节奏也很快。报送给总书记的请示,不管多晚,即使到了夜里12点,第二天早上都能收到他的批示。”

又如李嘉诚,据说李嘉诚的办公室陈设非常简单,桌面上干净得一张纸都没有,因为多年来他坚持“今日事今日毕”。

但是,石头认为,其实今日事今日毕除了“事”不过夜的第一层意思,还应该有人际交往不过夜的第二层意思。

领导们不把短信电话回完坚决不下车,小部分是在处理事务,大部分是在打理关系。事务和文件自然每天应当在办公室处理完,这是基础,仅仅做到案无积卷并没到位。文件处理完了,不一定代表“今日事今日毕”了,你每天还应该拿出一点点时间,检查一下自己的人际交往,这一天来,交往上的事处理完了没有?人际上的事理清楚没有?

体现到细处,就是,白天没回的电话都回了吗?白天没理的短信都回了吗?

在某种程度上,人际的事比文件的事更不能拖,文件没有情感、没有想法、没有怨念,它可以等。但人有澎湃的情感、想法以及怨念,人只有更少的耐心和更多的愤怒。

一个兄弟曾向石头诉说他的烦恼:他感觉自己在单位办公室待久了,越来越有心机。过年给微信上所有的同事都挨个发了拜年红包。按照他们回复的速度,语气以及平时的态度把远近亲疏又重新码了一遍……做完感觉有很深的负罪感,这和自己原想的差太多了,感觉自己是个小人。

石头觉得这跟小人与否并无关系,人性本来如此,人就是喜欢亲近亲近的人,疏远疏远的人。保护好、维护好清爽的人际关系,大家可以学学领导们的做法,白天在忙顾不上手机情有可原,下班之后花点时间打理手机上等待的人际关系,坚持“无未读短信、无未回电话”,是对人极大的尊重,这也是今日事今日毕的一个部分啊!

3.第一次陪领导出差,该注意点什么

出差在外,心情放松,很容易让人原形毕露。有位长期管单位人事的领导曾跟石头说过,一个人能力行不行,出趟差就看出来了。相信持此类观点的领导不少,所以,如果有机会陪领导出差,务必高度重视,把握机会。

出差时,大家一定要树立一个根本思想,即使去三亚、丽江、乃至迪士尼、环球影城出差,你都不是去玩的,而是去工作的。所以,要把工作心态一以贯之,不停地联系、安排、协调、服务。如何在出差中表现出卓越的能力,赢得领导的信任和肯定?石头总结有以下细节需要注意。

轻装上阵

要是不用你带太多东西,出差时一定尽量少带自己的行李,只带上必备生活、工作用品就行了。拉杆箱、手提包,都不适合出差在外的办公室人,装行李,背上一个双肩包即可腾出来的双手干什么?当然是用来帮领导拎包拉箱子、提东西,要不领导一看你两手都满满当当,也不好意思让你拿。石头经常看有些女士跟领导出差,自己的衣服化妆品带一大堆,装满两个拉杆箱,上飞机要托运,下飞机要人帮忙拿,帮不上别人不说,全队就等她一人,也是醉了。

做好充分的材料、物资准备

在外地买东西不方便,还是尽量把小东西都准备好。比如,备份所有材料,掌握好所有行程安排,最好手机上有短信或用相机拍下来;出差要用的领导讲话啥的纸质材料多带几份,最好带U盘,存上电子版,防止突然修改;把单位通讯录带一份,有座机有手机的那种,出门在外,肯定经常要和本部沟通的,有备无患,或者把电子通讯录存在手机里也行;多带些名片,领导的名片,自己的名片,都多准备一些,出去就是见生人的,名片用量很大;最好也能准备几种常备药,比如创可贴、泻立停、感冒药之类的;还要向财务借点现金,或者自己准备足够现金,以备不时之需,只带一百块钱出门,领导怕是连矿泉水也喝不上了。

提前做功课,了解领导的习惯和喜好

只有熟悉领导的起居饮食习惯,出差期间才能做出妥善安排。不方便问领导的事情,可以出差前问领导秘书、办公室主任,或者有经验的老同志,一些注意事项就了然了。比方领导爱喝什么茶,早上是不是有晨练的习惯,晚饭后是不是要散步,等等;到了驻地,大致了解住所地周围的环境,必要时为领导提供参考。如果领导特别喜欢晚饭后散步,可以查查附近最近的公园、绿地在什么位置,晚饭后带领导去溜达溜达。

腿勤手勤、提前联系、有点眼色

陌生环境,情况瞬息万变,领导和团队里的其他人只能依靠你这个联络员,所以你应该总是处在思考、联系、跑动的过程中。要考虑行程中重要节点的各个细节,比如时间、接送、文件、住宿、饮食等,提前检查确认,主动、积极、快速,万事提前准备。

腿勤脚勤这方面的细节就太多。比如,入住后先稍稍检查下领导房间电视、电话、空调、卫生间设施是否齐全完好好用;提前了解开会、洽谈、就餐地点,为领导参加活动当好向导;开会及就餐前至少提前5分钟在领导房外等候,为领导服务引导;了解当地名人名事名典故,待领导问时及时补白等等。还有,千万别睡懒觉,定好闹钟,早点起床,安排好一天的行程,别领导都吃完饭准备出发了,你还赖在床上没起。

提前值机、选座位、打印登机牌

坐飞机提前选好位置,打好登记牌,免得到机场还要排半天队,耽误事。你可能要问了,石头,你说坐飞机应该提前打登机牌,那就涉及我给领导选座位的问题,我怎么知道领导爱坐什么位置呢?假如就我跟领导两个人出差,都是经济舱,该怎么坐呢。坐一起也挺尴尬,不坐一起又怕有什么事照应不到,挠头。

这个问题问的太好太“接地气”,也曾长期困扰过石头。要搞清楚陪领导出差怎么安排飞机上的座位,就首先要搞清楚什么位置是好位置。

头等商务舱舒适度肯定是完爆经济舱,但是也很贵啊,一般单位舍不得坐,所以我们只讨论经济舱。

首先,应急出口所在的一排是最宽敞的,可以换着花样地跷二郎腿。然后第一排也不错,相对宽敞,而且不会由于有前排而造成任何困扰。比如你正跷着二郎腿,结果前排忽然往后放靠背导致你的腿拔不出来啦;比如你在后排恣意地换着姿势跷二郎腿,顶着前排的靠背,结果被前排转过来呵斥一番。

现在航空公司非常精明,第一排这样的好位置压根不放出来让你选,而是当成所谓的“豪华经济舱”卖高价。假如选不到第一排或者应急出口那排,怎么办?石头觉得那就尽量选前排,越靠前越好,上飞机不用走很远,很快能安定下来,下飞机拔腿就能走,不用排大队等。

至于同一排的位置怎么选,靠窗户好睡觉、可以看风景,靠过道最方便、可以起来活动上洗手间。具体怎么选还得看看领导喜好,石头个人认为如果没有明确偏好,还是靠走道好,毕竟坐飞机也不新鲜了,一般人没那么大兴趣非要看万里之上的蓝天白云,如果靠窗,想上厕所的时候发现另两个乘客有一个在睡觉,脸皮薄的人可能会一直憋到他醒来。

靠走道就完全没有此类问题,活动方便,来去自由。长途旅行,还能起来活动活动腿脚。

好了,现在,给领导选了前排靠走道的座位,你自己怎么选?是和领导选在同一排,卡在中间挨着领导坐?明显不太好,你憋不住尿了不还得让领导起来给你让道,不太好意思啊。再有,坐一起也难免尴尬。鼓起勇气跟他聊天吧,飞机上安静得很,万一领导正好想借机休息呢,况且也没那么多话说;不聊天吧,也为难,明明是熟人,总得寒暄两句,一句话不说搞得好像很难接近似的。

所以啊,石头还是建议,你就选和领导隔一个过道,或者在领导前后的位置好了,既不相互干扰,又离得很近,领导有什么要求需求,一回头就能找着你,看得到、够得着,能相互照应,这样最舒服。