1．改变你的心态和习惯
几年前，当几乎所有文档都已经电子化的时候，石头还在孜孜不倦地保存纸质文档，以至于自己经常被埋进文件堆里，或是重要的会议通知不知道混进了哪堆纸里再也不出现了。
后来，石头开始定期整理纸质文档，把它们按月归档，放进箱子封好，很快办公桌虽然清净了，大大小小的纸箱又堆满了办公室的角落。直到有一天石头发现，虽然费尽心思保存了浩繁的纸质材料，却似乎从来没有打开过这些箱子，箱子们不过是暗自在角落里发黄，这才导致我对自己的归档习惯产生了怀疑。
“我连一张纸都不会丢！”这是石头以前常常挂在嘴边的一句话，我把保存所有的纸质材料当成是一种美德。是啊，当然得留下，“万一”哪天需要用上了呢。
事实上，这样的“万一”也并非没有发生过，但是当我动了要去找到一张纸的念头的时候，又在堆积如山的文件前退缩了，最终我也没有找到我需要的那张纸。我发现保存纸质文件的习惯，往往并非基于实际需要，而是基于一种有一天，某一份纸质文件必然会被用上的执念。
于是石头下决心改变这种非理性的执念，克服“万一”心态。
我做了认真的分析：因为零散的纸质文件不太占地方，如果抱着一种“多留一张纸没什么大不了”的心态，很容易就堆积起来，造成“不需要时很碍眼，需要时找不到”的后果。
既然找不到，还不如不留着。自己只留存最少的纸质文件，才能保证有用的文件能够被迅速定位，起到相应的作用，方便自己、方便同事。除了一些“必须”类、“证明”类文件需要原件，大部分情况下我们需要的不是那一张纸，而是纸上的信息。
这时候可以考虑：我还可以从别的地方取得这些信息吗？当然可以——大部分的纸质文件都是由电子文档打印而来，只要保存好电子文档，纸质文件可以随时重新打印；假如手头只有纸质文档，也可以和材料提供方取得联系，请教能否分享一下文档，大多数情况下他们会乐意提供电子文档；又如，很多资料信息，如果完全可以从网上取得，也没有保存的必要，像电器的使用手册啦、各种说明书啦、法规制度汇编啦，平时是不需要的，只有在出现问题时，可能会需要看一眼。这种情况下，无须保留纸质文件，实在要用时，去网上找生产商、数据库下载电子版即可。
想通了，事情就好办了。于是石头下决心克服“万一有用”这类的心态，改信“纸质资料一定要毫不留情的丢弃”。每次活动后，我都会在确认有电子文档备份之后毫不犹豫地把议程、会议手册、讲稿等毫不犹豫地扔进文件销毁袋。
自那之后，我发现我很快乐，除了收获奋力一掷的那份快感，我还有了更整洁干净的桌面，更一目了然的存档，甚至更高的工作效率。
2．该留下的也千万别扔掉
“毫不留情的丢弃”是一剂猛药，为的是打通你的经脉，矫正你的顽疾，即所谓的矫枉务必要过正。如果你接受了，做到了，我们可以再来一些辩证法，说说哪些纸质文件你最好还是留着，需要你在丢弃前加以思考和判断。
原件类：各类正式文件、证书，证明、直接签署的协议，等等，这些纸质文件具有正式的效力，不但不能丢，还要好好收起来。
批示类：领导亲笔批示、在稿件上的改动、随手写就的便签等，一方面具有管理效力，有时甚至是办事的“尚方宝剑”，也是开展工作的一种参考，需要认真保存。
资料类：一些上级单位或兄弟单位提供的数据材料、统计资料、材料汇编、通讯录等，往往没有电子版，在今后的工作中又会频繁使用，就需要妥存。
借鉴类：一些设计新颖精美的会议手册、邀请函、议程、接待手册、年报、单位简介，等等，如果非常精美、极具特色，对你今后的工作或开展类似的活动有一些参考借鉴的意义，就留下它们吧。
需要特别强调的是，留下一定只能是例外，原则仍应当是“丢弃”。
3．收到名片应全部进行扫描
相信有不少办公室人都和石头一样做过这样的工作，每隔一段时间，将瘫倒在桌上的数百张名片分门别类一一塞进名片夹中，再用一张EXCEL表把信息登记上去。
这项工作十分繁复，完成它靠的是坚强的毅力，石头早已摆脱这种苦刑，但大概还有很多人还是乐此不疲。
事实上，真正重要的联系人早已被我们存入手机通讯录，所以剩余名片的地位显得非常尴尬，很少有人承认上面印的名字都是相对不那么重要的联系人。那么，丢掉？似乎也不合适，万一哪天机缘巧合，又需求到别人门上，不就抓瞎了？
大部分时候，名片属于那种让人无处安放又弃之不舍的东西，它不像邮票一样有欣赏价值和升值空间，因此也没有太大的必要专门准备一个像集邮册一样的名片夹。其实对于名片，你大可不必如此纠结，只要有智能手机，你可以轻松把它们转化为文字并储存起来。
在苹果App Store和Android应用商店中，宣称专门提供名片识别和管理功能的App不下10款。其实功能都大同小异，你可以自己去App Store搜索试试，假如你懒到非要石头推荐一款，那我觉得经纬名片通可能是最适合办公室人的。
因为经过石头对六款相关软件的实际测试，它有着显著的优点：可以连拍，经纬名片通可以进行连拍，而且用户在连拍的同时可以直接添加名片背面信息；识别率高，本地识别后，该软件会自动在云端进行校准，可以近100%的准确识别各式各样的名片；自动生成电子名片，该软件可以将名片正反面的信息进行整合，快速准确地上传到手机当中，最关键的是我们无须排版，软件就为我们自动生成电子名片，可以立即添加到通讯录中；完全免费，这个不用多说，我实在不想为了扫个名片还要在在线商店上付费。
对待接到的名片，你应当养成习惯，拿到别人的名片后立即用手机软件进行扫描储存，转化为电子名片后存储在通讯录中，至于纸质名片，就偷偷地丢掉吧，但注意千万别被别人看见，要知道，不论谁看见自己的名片被丢进销毁袋都不会好受。
4．在废纸堆中效率更高纯粹是不靠谱的话
石头是独生子，从小就习惯于把家里折腾得乱七八糟，反正有父母跟在后边收拾。工作后到了办公室，也不知收敛。
文件堆成小山，纸张四处散落，私人物品塞满了抽屉，桌上喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志都不稀罕，领回一盒中性笔，用不了一个月就得沦落到问人借笔的地步，很多材料到用的时候，不是拿出来的，而常常是扒出来的，领导同事见了石头的桌子都皱眉头。
石头振振有词，这不是有研究人员通过一系列的相关研究发现，员工在身处凌乱的环境中时，在试图简化手头的任务时，其实思维更清晰，视觉和心理的杂乱会迫使人们集中精力，而且更能厘清思路。爱因斯坦和罗尔德等著名科学家、思想家和作家都以桌子的凌乱而“著称”。
石头的名言是：“凌乱的办公桌也许并没有看起来的那么不利，它们所激发起的解决问题的方式可以提高工作效率，或者增强办公室人处理问题时的创造力。”可惜的是，激发创造力的好处还没看得见摸得着，石头自己先崩溃了。
一是因为时常翻腾一晚上也找不到曾经见过的一张会议通知，或是同事来找我要份上上个月的资料，然后我吭哧吭哧地在文件栏里找……在抽屉里找……在那几堆文件中找……最后……还没有找到……面对同事“找到了吗，急着用啊”的问询，真的好惭愧啊。
二是只要有同事到办公室，都会围到石头的办公桌前参观评论一番，嘴里还啧啧称奇，“不整洁”的名声眼看就要流传开来。
事实上，杂乱的办公桌是否能够激发创造力姑且不论，不整洁的办公桌对办公室人的危害是致命的。
浪费时间和精力
工作无序，没有条理，总是在一切都是乱糟糟的环境中东翻西找，这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。你以为随手一丢非常随意和放松，然而在大多数情况下，资料的堆砌只会让你在寻找文件时忙得满头大汗，最后才能发现你的目标。这样，你的工作时间就浪费在查找丢失的东西上了。
更糟糕的是，随意放置的凌乱的东西会随时分散你的注意力。一个小纪念品、一张画片、一份邀请函都有可能突然出现在你的视线里，把你的注意力转移掉。
影响高效精干稳妥的形象
有位领导跟石头说过，他最欣赏部下做事的方式是这样的：向他询问某件事情时，他立刻会从井井有条的文件箱中找出相关文件。当交给他一份报告或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。
为什么领导这么想？其实很好理解啊，办公室最重要的素质从来都不是创造力，而是高效、精干、稳妥，整洁的桌面、有条不紊的行动，恰恰说明办公室人具备这种素质，领导当然看在眼里。
换位思考，你想想，如果你走进一个单位的某间办公室，发现他被一大堆卷宗文件所“淹没”，你一定会怀疑他的专业性，也会质疑单位的管理和状态。
其实，整理办公桌是一门大学问，怎样把杂乱无章的东西分类整理归位，怎样对无用的东西断舍离都是收纳这门学问的核心内容。擅长收纳，同时意味着有条理、会组织，生活中如此，工作学习更是如此。
5．做好办公区的规划是一种“顶层设计”
要想保持办公环境的整洁，且一以贯之，一定有一个前提，那就是办公区有规划。没有规划，东西就没法及时归位，今天在桌面上，明天塞到抽屉里，后天放到边柜里，换来转去，用不了多久就再也记不起东西到底塞到哪个旮旯去了。
一般来说，整个个人办公区，无非是办公桌和抽屉两大块，你要是某大企业董事长，办公室面积几百平，问石头办公室该怎么放下一张双人床，那石头实在回答不了。
先说说办公桌的规划。
总的原则是越光溜越好，东西越少越好。
想要办公桌整洁，就坚决别把纸质材料、书籍长期堆在桌面上。桌面上放什么？固定放在桌面上的有且只能是必要、常用的办公用品。包括：电话、电脑、笔筒、文具盒、当天要用的材料和参考资料等。假如你是一个追求品位的同志，也可适当摆放植物、加湿器、相框等不影响美观与办公严肃性的物品，但最好不要超过3个。
有些人习惯把自己爱看的书、杂志、报纸等放在桌面上，坚决不要这样干，最好看完之后就把它们都放入自己的办公柜中，不要让它们在你工作的时候摆在你面前，因为你的兴趣很有可能把你从工作中拉走，而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。
有些人喜欢把茶叶、饼干之类的零食摆在桌面上，这会给人随便偷懒的感觉，还容易招惹老鼠、蟑螂或者小飞虫。
其次，把办公桌面大致分为左右两个大区。
这是石头跟国外一本讲心理学与职场的书学的，觉得很有道理。心理学中有一种NLP（神经语言编程）的理论，认为，人们在回忆过去的事情时倾向于朝左看，而构想未来的蓝图时，则倾向于朝右看。
所以，把这种理论运用于办公桌面的规划，就是把正在处理和已经处理过的材料放在左边，而把能够启发思维的，计划书、参考书等资料放在右手边。
比如，领导批阅过的文件、要丢弃的议程、看过的材料，石头一般都放在左手边；而给领导写稿子正在参考的文章、书籍，石头都放在右手边，这样感觉确实比较顺手。
再次，把常用办公用品的位置固定住。
造成桌面混乱的另一个原因就是常用办公用品在桌面神游，比如纸巾盒被扯来扯去，文具盒一会在显示器旁边一会到了桌面正中，等等。这些东西体积都挺大，一旦位置变了，整个桌面一下子就乱掉。
对这些用品，一定要争取把它固定在桌面上伸手可及的某处。比如电话，就用卡子固定在桌子的左上角，方便我们一边用左手拿听筒一边用右手记笔记；比如工作笔记本，就放在桌子正中，低头就能看到，拿起笔就能写写画画，不容易忘事，也方便我们记笔记。
比如笔筒、文具盒和纸巾盒，就拿双面胶粘在屏幕右侧、桌子边缘，订书钉、卷笔刀、回形针、便利贴之类的小文具都放到文具盒里，伸手就拿得到，又不会到处乱跑。这些容易在桌面上游走，侵蚀工作空间的东西固定住之后，我们就能长期保持桌面秩序。
最后，不要迷信文件栏和文件筐。
不少人喜欢在桌面上摆放文件栏或文件筐之类的收纳工具，然后把纸质资料放进去，似乎桌面就清爽了。
石头反对这样的做法，且不说文件栏或文件筐自己就很占地方，放桌面上，地方一下就少了不少；而且，还极易造成文件的堆积，明明下班时就该扔掉的，还依依不舍地放到文件筐里；明明早该分类整理到书柜或归档的材料，还孜孜不倦地塞到文件栏里。
处理过的或待处理的文件，没必要东塞西塞，摆在桌面上就好，一眼就能看到，也正好提醒你该办的赶紧办，该扔的赶紧扔，该归档的赶紧归档，桌面上的文件会给你前所未有的紧迫感。
至于办公桌的抽屉，你可以稍微放松点标准，毕竟不经常看到。总的原则是把常用的东西放在靠上的抽屉里，不常用的往下层放。石头就习惯把名片、名片夹、电话本等放到第一个抽屉里；也可以用专用的磁铁或塑料隔板把抽屉再隔成不同的区域，这样更有秩序；零碎物品可以先装入透明塑料袋，再放入抽屉，避免散落四处。
6．把桌子整理好再回家
石头之前说过，对整理来说，思路再清晰，如果没有习惯支撑，也没啥用。在每天下班前，应该抽出几分钟把办公桌收拾干净，并且每天都按照以上的标准进行清理，这样你就可以结束今天的工作，迎来明天一个好的开始了。要长此坚持下去，养成习惯。
石头办公桌左侧地面上放着一个塑料废件箱，身后的书柜上则放着一排按主题分类的文件盒。每天下班前，石头都要压抑住归心似箭的心情，把需要保存的纸质文件按主题归档到身后的文件盒里。那些用过的材料，有电子版的打印材料，则毫不怜惜地丢到废件箱里。如此操作，桌面马上就清净了。
按照以上的建议，认真地整理你的办公桌。第二天再来上班时，你会发现办公室的空气仿佛都更清新了，心情为之一振，工作效率也随之增强。同时，你的桌子也不会再因为堆积如山而令人望而止步了。
开工前，先把桌子整理利索吧。